Αλλαγές διοικητικού συμβουλίου: το ΗΕ4 είναι το εύκολο μέρος

Τα διοικητικά συμβούλια αλλάζουν για συνηθισμένους λόγους: κάποιος αποχωρεί, ένας όμιλος αναδιοργανώνεται, ένας επενδυτής παίρνει θέση, ένας πάροχος υπηρεσιών αντικαθίσταται.

Ο μηχανισμός δεν είναι δύσκολος. Αυτό που χαλά τις αλλαγές συμβουλίου είναι ότι η εταιρική καταχώριση αντιμετωπίζεται ως όλη η δουλειά, ενώ είναι το πρώτο από περίπου έξι πράγματα που πρέπει να γίνουν.

Η ίδια η καταχώριση

Ένα ερώτημα που τίθεται σχεδόν πάντα σε αυτό το σημείο: χρειάζεται σύμβουλος κάτοικος Κύπρου; Ως ζήτημα εταιρικού δικαίου, όχι. Ο περί Εταιρειών Νόμος, ΚΕΦ. 113, δεν επιβάλλει απαίτηση κατοικίας ή ιθαγένειας για τους συμβούλους. Το ερώτημα που πράγματι κρύβεται πίσω από αυτό είναι φορολογικό, και το κριτήριο έχει πλέον δύο σκέλη, όχι ένα. Κατά τον ορισμό του «κατοίκου της Δημοκρατίας» στο άρθρο 2 του περί Φορολογίας του Εισοδήματος Νόμου του 2002, Ν. 118(Ι)/2002, εταιρεία είναι κάτοικος αν ο έλεγχος και η διεύθυνσή της ασκούνται στη Δημοκρατία, ή αν έχει συσταθεί στη Δημοκρατία δυνάμει του περί Εταιρειών Νόμου, εκτός αν σύμβαση για αποφυγή διπλής φορολογίας ορίζει διαφορετικά. Η σύνθεση του συμβουλίου είναι επομένως μία από τις δύο διαδρομές, και εταιρεία συσταθείσα στην Κύπρο φτάνει εκεί χωρίς καμία βοήθεια από το συμβούλιο.

Οι αλλαγές στους αξιωματούχους κυπριακής εταιρείας, δηλαδή στους διευθυντές και στον γραμματέα, γνωστοποιούνται στον Έφορο Εταιρειών εντός δεκατεσσάρων ημερών από την αλλαγή, με το έντυπο ΗΕ4.

Η υποχρέωση είναι το άρθρο 192(4)(α) του περί Εταιρειών Νόμου, ΚΕΦ. 113: η εταιρεία παραδίδει στον Έφορο Εταιρειών έκθεση στον καθορισμένο τύπο με τα στοιχεία του μητρώου του εδαφίου (1), και γνωστοποίηση στον καθορισμένο τύπο για κάθε αλλαγή στους διευθυντές ή στον γραμματέα. Οι δεκατέσσερις ημέρες είναι το άρθρο 192(5)(β) και τρέχουν από την ημέρα της ίδιας της αλλαγής, όχι από την ημερομηνία υπογραφής των εγγράφων ούτε από τη στιγμή που θα δοθούν οδηγίες. Ο αριθμός του εντύπου είναι του Εφόρου, καθορισμένος από τους δικούς του τύπους και όχι κατονομαζόμενος στον Νόμο, γι' αυτό και παλιό έντυπο που κυκλοφορεί σε φάκελο ομίλου είναι από μόνο του κίνδυνος.

Δύο εδάφια κρίνουν τι κοστίζει η καθυστερημένη καταχώριση και ποιος μπορεί να τη διορθώσει. Κατά το άρθρο 192(10) ο Έφορος επιβάλλει χρηματική επιβάρυνση στην εταιρεία που παραλείπει να παραδώσει την έκθεση εμπρόθεσμα, ανεξάρτητα από κάθε ποινική ευθύνη ή δίωξη. Και το άρθρο 192(5Α) είναι η απάντηση για τον διευθυντή που παραιτήθηκε και εξακολουθεί να εμφανίζεται στο μητρώο έναν χρόνο μετά επειδή η εταιρεία δεν καταχωρίζει: όταν η εταιρεία παραλείπει να παραδώσει τη γνωστοποίηση μετά την κένωση της θέσης, ο ίδιος ο αξιωματούχος δύναται να την παραδώσει. Ο απερχόμενος που τον αγνοούν δεν είναι εγκλωβισμένος· έχει δρόμο εξόδου από το μητρώο εκ του νόμου.

Το δικό της μητρώο η εταιρεία το κρατά χωριστά. Το άρθρο 192(1) απαιτεί από κάθε εταιρεία να τηρεί μητρώο διευθυντών και γραμματέων στο εγγεγραμμένο γραφείο της, και το άρθρο 192(2)(γ) απαιτεί να καταγράφεται για κάθε διευθυντή αν δύναται να ενεργεί για λογαριασμό της εταιρείας μόνος ή μόνο από κοινού με τους υπόλοιπους. Αλλαγή συμβουλίου που μεταβάλλει τον τρόπο δέσμευσης αλλάζει επομένως και το εσωτερικό μητρώο, και αυτό είναι που θα ζητήσει να δει η τράπεζα.

Η απομάκρυνση είναι εκεί όπου η σειρά αστοχεί συχνότερα, και ο λόγος είναι προθεσμία και όχι ψήφος. Το άρθρο 178(1) επιτρέπει στην εταιρεία να απομακρύνει διευθυντή με συνήθη απόφαση πριν από τη λήξη της θητείας του, ανεξάρτητα από οτιδήποτε περιλαμβάνεται στο καταστατικό ή σε οποιαδήποτε συμφωνία μεταξύ της εταιρείας και του ιδίου. Όμως το άρθρο 178(2) απαιτεί ειδική ειδοποίηση της απόφασης και απαιτεί να σταλεί αντίγραφο στον διευθυντή ώστε να ακουστεί, και το άρθρο 136 ορίζει τι σημαίνει ειδική ειδοποίηση: ειδοποίηση της πρόθεσης να προταθεί η απόφαση, δοσμένη στην εταιρεία τουλάχιστον είκοσι οκτώ ημέρες πριν από τη συνέλευση. Απομάκρυνση που αποφασίστηκε τη Δευτέρα για συνεδρία της Παρασκευής δεν είναι απομάκρυνση.

Τα υπόλοιπα τα ορίζει το καταστατικό, και ο λόγος είναι το άρθρο 10(2): ο Πίνακας Α του Πρώτου Παραρτήματος εφαρμόζεται μόνο κατά την έκταση που το ίδιο το καταστατικό δεν τον αποκλείει ή δεν τον τροποποιεί. Όπου εφαρμόζεται, ο κανονισμός 88 κενώνει τη θέση με παραίτηση με γραπτή ειδοποίηση προς την εταιρεία, και με απουσία από συνεδρίες πέραν των έξι μηνών χωρίς άδεια. Ο κανονισμός 95 επιτρέπει στο συμβούλιο να διορίσει πρόσωπο για την πλήρωση τυχαίας κένωσης ή ως προσθήκη, αλλά ο διορισμός εκπνέει στην επόμενη ετήσια γενική συνέλευση εκτός αν αυτή τον επανεκλέξει, κάτι που οι όμιλοι ξεχνούν να επιβεβαιώσουν. Ο κανονισμός 96 φέρει την εξουσία απομάκρυνσης και εισάγει ρητά την ειδοποίηση του άρθρου 136. Και το άρθρο 176(3) κενώνει τη θέση αυτομάτως όπου το καταστατικό απαιτεί μετοχές προσόντος και ο διευθυντής δεν τις αποκτήσει εντός δύο μηνών.

Μία διάταξη σώζει τις συναλλαγές που υπογράφηκαν ενόσω όλα αυτά πήγαιναν στραβά. Το άρθρο 174: οι πράξεις διευθυντή ή διαχειριστή είναι έγκυρες ανεξάρτητα από οποιοδήποτε ελάττωμα διαπιστωθεί μεταγενέστερα στον διορισμό ή στα προσόντα του. Σώζει τη σύμβαση· δεν σώζει την καταχώριση, την επιβάρυνση ή την τραπεζική εξουσιοδότηση.

Τέλος, η αλλαγή συμβουλίου σπάνια είναι μόνο αλλαγή συμβουλίου. Αν μετακινεί το εγγεγραμμένο γραφείο, το άρθρο 102(2)(α) ξεκινά χωριστή δεκατετραήμερη προθεσμία με δική της επιβάρυνση κατά το άρθρο 102(4), και το άρθρο 102(2Α) κρατά έγκυρη την επίδοση στην παλιά διεύθυνση για είκοσι μία ημέρες μετά την καταχώριση της αλλαγής. Αν αφήνει έναν μόνο διευθυντή, το άρθρο 171(1) απαγορεύει ο μοναδικός διευθυντής να είναι και γραμματέας, εκτός αν πρόκειται για ιδιωτική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης με μετοχές και ένα μόνο μέλος. Και κατά το άρθρο 61Α(10)(ε) του Ν. 188(Ι)/2007 η παράλειψη ενημέρωσης του μητρώου πραγματικών δικαιούχων φέρει δική της επιβάρυνση, με επιφύλαξη που φτάνει προσωπικά στους διευθυντές, σε προθεσμία που ορίζουν οι Οδηγίες του Εφόρου και όχι ο Νόμος.

Η προθεσμία είναι σύντομη και τρέχει από την αλλαγή, όχι από τη στιγμή που θα το θυμηθεί κάποιος. Και η ίδια η αλλαγή επέρχεται με την εσωτερική πράξη της εταιρείας και όχι με την καταχώριση: ανάλογα με το καταστατικό, με απόφαση του συμβουλίου ή της γενικής συνέλευσης.

Τα υπόλοιπα πέντε πράγματα

Οι τραπεζικές εξουσιοδοτήσεις. Ο απερχόμενος διευθυντής που παραμένει υπογράφων είναι έκθεση της εταιρείας. Ο νέος που δεν προστέθηκε είναι παράλυση της.

Οι εταιρείες του ομίλου. Η ίδια αλλαγή αφορά συνήθως περισσότερες από μία οντότητες, και συνήθως ενημερώνεται μία.

Το μητρώο πραγματικών δικαιούχων, όπου η αλλαγή το επηρεάζει.

Οι συμβάσεις που ονομάζουν πρόσωπα: εγγυήσεις, μισθώσεις, συμβόλαια που απαιτούν ενημέρωση ή συγκατάθεση σε αλλαγή ελέγχου ή διοίκησης.

Τα εσωτερικά μητρώα της εταιρείας, που είναι το πρωτογενές αρχείο και όχι αντίγραφο της καταχώρισης.

Η σειρά που δουλεύει

Χαρτογραφήστε κάθε οντότητα στην οποία κάθεται ο αξιωματούχος. Ελέγξτε το καταστατικό για το ποιος έχει εξουσία διορισμού και απομάκρυνσης, και με τι ειδοποίηση. Ετοιμάστε τα ψηφίσματα και τις συγκαταθέσεις για όλες τις οντότητες ταυτόχρονα. Κρατήστε τις συνεδρίες ή υπογράψτε τα γραπτά ψηφίσματα. Καταχωρίστε το ΗΕ4 για κάθε οντότητα εντός δεκατεσσάρων ημερών. Ενημερώστε τα εσωτερικά μητρώα.

Και μετά, το μέρος που ξεχνιέται: περάστε από τις τράπεζες, τις ρυθμιστικές αρχές, τον ιδιοκτήτη του ακινήτου, τους ασφαλιστές και τους αντισυμβαλλομένους που κρατούν ακόμη τα παλιά ονόματα.

Όπου η αλλαγή είναι επίμαχη, ή όπου το πρόσωπο που απομακρύνεται την αμφισβητεί, το ζήτημα παύει να είναι διοικητικό.

Ο απερχόμενος διευθυντής

Η παραίτηση που δόθηκε προφορικά και δεν καταχωρίστηκε αφήνει το πρόσωπο στο δημόσιο μητρώο, με ό,τι αυτό συνεπάγεται για την αντίληψη τρίτων και για τις υποχρεώσεις που συνδέονται με τη θέση.

Ο απερχόμενος έχει δικό του συμφέρον να επιβεβαιώσει ότι η καταχώριση έγινε, και να κρατήσει αντίγραφο της παραίτησης με ημερομηνία.

Για την πρώτη επικοινωνία

Περιγράψτε σύντομα την υπόθεση και αναφέρετε τυχόν προθεσμία. Δεν χρειάζεται να συγκεντρώσετε έγγραφα για το πρώτο σας μήνυμα.

Υποβολή ερωτήματος →Στείλτε email+357 22 680 330

Στοιχεία που μπορεί να χρειαστούν στη συνέχεια

Αφού επιβεβαιώσουμε ότι μπορούμε να αναλάβουμε, θα σας καθοδηγήσουμε για τα στοιχεία που χρειάζονται. Η παρακάτω λίστα αφορά τον επόμενο έλεγχο, όχι το πρώτο μήνυμα.

Το καταστατικό, την απόφαση με την οποία έγινε η αλλαγή, την ημερομηνία της, και κατάλογο των εταιρειών του ομίλου και των τραπεζικών λογαριασμών που επηρεάζονται.

Συχνές ερωτήσεις

Σχετική αρθρογραφία

Ο ρόλος του γραμματέα και του εγγεγραμμένου γραφείου είναι στον γραμματέα εταιρείας, και η προσωπική έκθεση στο πότε πληρώνει ο διευθυντής.

Το παρόν κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Η νομοθεσία και η εφαρμογή της ενδέχεται να μεταβληθούν, ενώ κάθε περίπτωση διαφέρει. Για συμβουλή στη δική σας υπόθεση επικοινωνήστε με τον Κλείτο Πλατή στο klitos@kleanthousplatis.com ή στο +357 22 680 330.

Λάβετε νομικές ενημερώσεις με email

Όταν αλλάζει το κυπριακό δίκαιο, να το μαθαίνετε από εμάς

Ένα σύντομο email όταν αλλάζει κάτι που μετρά: νέα νομοθεσία, μια απόφαση που αξίζει να ξέρετε, μια προθεσμία. Γραμμένο από τους συνεταίρους, χωρίς διαφημίσεις, διαγραφή με ένα κλικ.

Αφήστε το κενό

Εγγραφή

Είστε στη λίστα. Η επόμενη ενημέρωση για το κυπριακό δίκαιο θα έρθει στο email σας.

Η εγγραφή δεν ολοκληρώθηκε. Γράψτε στο office@kleanthousplatis.com και θα σας προσθέσουμε.

Η διεύθυνσή σας χρησιμοποιείται για αυτές τις ενημερώσεις και για τίποτε άλλο. Προστασία προσωπικών δεδομένων.

Περισσότερα από τη βιβλιοθήκη