Ο γραμματέας και το εγγεγραμμένο γραφείο δεν είναι διακοσμητικά. Κουβαλούν την ετήσια έκθεση, τη γενική συνέλευση, τα εκ του νόμου μητρώα και την καταχώριση πραγματικών δικαιούχων, και κάθε ένα από αυτά έχει προθεσμία που τρέχει είτε το παρακολουθεί κανείς είτε όχι.
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες κυπριακής εταιρείας συναντούν τον γραμματέα μία φορά, στη σύσταση, και δεν ξανασκέφτονται τον ρόλο μέχρι να χαθεί μια προθεσμία.
Η λειτουργία μοιάζει διοικητική και συνήθως ανατίθεται. Οι υποχρεώσεις όμως πίσω της είναι εκ του νόμου, αρκετές συνοδεύονται από αυτόματες επιβαρύνσεις, και το πρόσωπο που εκτίθεται είναι η εταιρεία και οι αξιωματούχοι της, όχι ο πάροχος υπηρεσιών.
Το εγγεγραμμένο γραφείο
Είναι η επίσημη διεύθυνση της εταιρείας: ο τόπος όπου επιδίδονται έγκυρα έγγραφα προς αυτήν και όπου τηρούνται ορισμένα αρχεία.
Δύο πρακτικές συνέπειες. Πρώτον, απαίτηση ή δικαστικό έγγραφο που παραδόθηκε εκεί έχει παραδοθεί στην εταιρεία, ανεξάρτητα από το αν το προώθησε κανείς. Δεύτερον, η εταιρεία της οποίας η ρύθμιση για το εγγεγραμμένο γραφείο έχει λήξει βρίσκεται σε θέση όπου κρίσιμα έγγραφα φτάνουν κάπου που δεν παρακολουθείται.
Τι κουβαλά ο ρόλος
Την ετήσια έκθεση προς τον Έφορο, με τα συνοδευτικά της. Τη γενική συνέλευση και τα πρακτικά της. Τα εκ του νόμου μητρώα: μελών, διευθυντών και γραμματέα, επιβαρύνσεων. Και την καταχώριση πραγματικών δικαιούχων, με τις δικές της προθεσμίες.
Καθένα από αυτά έχει ημερομηνία που δεν εξαρτάται από το αν η εταιρεία δραστηριοποιείται. Η αδρανής εταιρεία έχει τις ίδιες προθεσμίες με την ενεργή.
Η ανάθεση δεν είναι μεταβίβαση ευθύνης
Η ανάθεση σε πάροχο υπηρεσιών είναι φυσιολογική και συνιστάται. Δεν μεταφέρει όμως την ευθύνη: αν η καταχώριση δεν γίνει, η εταιρεία και οι αξιωματούχοι της είναι αυτοί που υφίστανται τις συνέπειες, και η αξίωση κατά του παρόχου είναι χωριστό ζήτημα που έρχεται μετά.
Πρακτικά αυτό σημαίνει ότι κάποιος μέσα στην εταιρεία πρέπει να κρατά το ημερολόγιο των προθεσμιών, ακόμη κι όταν τη δουλειά την κάνει κάποιος έξω.
Τι να μας στείλετε
Το πιστοποιητικό σύστασης, το καταστατικό, την τελευταία ετήσια έκθεση που καταχωρίστηκε, και τη ρύθμιση με τον πάροχο για το εγγεγραμμένο γραφείο και τη γραμματεία.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το εγγεγραμμένο γραφείο;
Η επίσημη διεύθυνση της εταιρείας, όπου επιδίδονται έγκυρα έγγραφα και τηρούνται ορισμένα αρχεία. Έγγραφο που παραδόθηκε εκεί έχει παραδοθεί στην εταιρεία, ανεξάρτητα από το αν το προώθησε κανείς.
Τι υποχρεώσεις κουβαλά ο γραμματέας;
Την ετήσια έκθεση, τη γενική συνέλευση και τα πρακτικά της, τα εκ του νόμου μητρώα μελών, αξιωματούχων και επιβαρύνσεων, και την καταχώριση πραγματικών δικαιούχων, καθένα με δική του προθεσμία.
Η εταιρεία μου είναι αδρανής. Ισχύουν οι ίδιες προθεσμίες;
Ναι. Οι ημερομηνίες δεν εξαρτώνται από το αν η εταιρεία δραστηριοποιείται.
Το έχω αναθέσει σε πάροχο. Είμαι καλυμμένος;
Η ανάθεση δεν μεταφέρει την ευθύνη. Αν η καταχώριση δεν γίνει, οι συνέπειες βαρύνουν την εταιρεία και τους αξιωματούχους της, και η αξίωση κατά του παρόχου είναι χωριστό ζήτημα που έρχεται μετά.
Σχετική αρθρογραφία
Οι αλλαγές αξιωματούχων είναι στις αλλαγές διοικητικού συμβουλίου, και τα καθήκοντα των διευθυντών στα καθήκοντα εμπιστοσύνης.
Το παρόν κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Η νομοθεσία και η εφαρμογή της ενδέχεται να μεταβληθούν, ενώ κάθε περίπτωση διαφέρει. Για συμβουλή στη δική σας υπόθεση επικοινωνήστε με τον Κλείτο Πλατή στο klitos@kleanthousplatis.com ή στο +357 22 680 330.
Κλείτος Πλατής
Δικηγόρος, Συνέταιρος
Κλεάνθους & Πλατής Δ.Ε.Π.Ε., Λευκωσία · Δημοσιεύθηκε 16 Αυγούστου 2026
Χρειάζεστε συμβουλή για δική σας υπόθεση;
Στείλτε μας τα έγγραφα και μια σύντομη περιγραφή στο office@kleanthousplatis.com και θα σας απαντήσουμε εντός μίας εργάσιμης ημέρας.
Ή συμπληρώστε τη φόρμα επικοινωνίας, στείλτε μας μήνυμα στο WhatsApp, ή τηλεφωνήστε στο +357 22 680 330.