Γραμματέας και εγγεγραμμένο γραφείο: τι πραγματικά κάνουν. Κουβαλούν την ετήσια έκθεση, τη γενική συνέλευση, τα εκ του νόμου μητρώα και την καταχώριση πραγματικών δικαιούχων, και κάθε ένα από αυτά έχει προθεσμία που τρέχει είτε το παρακολουθεί κανείς είτε όχι.
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες κυπριακής εταιρείας συναντούν τον γραμματέα μία φορά, στη σύσταση, και δεν ξανασκέφτονται τον ρόλο μέχρι να χαθεί μια προθεσμία.
Η λειτουργία μοιάζει διοικητική και συνήθως ανατίθεται. Οι υποχρεώσεις όμως πίσω της είναι εκ του νόμου, αρκετές συνοδεύονται από αυτόματες επιβαρύνσεις, και το πρόσωπο που εκτίθεται είναι η εταιρεία και οι αξιωματούχοι της, όχι ο πάροχος υπηρεσιών.
Το εγγεγραμμένο γραφείο
Η υποχρέωση είναι του άρθρου 102(1) του περί Εταιρειών Νόμου, ΚΕΦ. 113: κάθε εταιρεία, από την ημέρα έκδοσης του πιστοποιητικού σύστασης, διατηρεί εγγεγραμμένο γραφείο στη Δημοκρατία στο οποίο δύνανται να απευθύνονται όλες οι κοινοποιήσεις και ειδοποιήσεις. Ειδοποίηση για τον τόπο του, και για κάθε αλλαγή του, παραδίδεται στον έφορο εταιρειών στον καθορισμένο τύπο.
Η φράση για τις κοινοποιήσεις είναι ο λόγος που η διεύθυνση δεν είναι διοικητική λεπτομέρεια. Εκεί επιδίδεται η γραπτή απαίτηση του άρθρου 212(α) που μπορεί να οδηγήσει σε εκκαθάριση, και εκεί θεωρείται ότι έφτασε ό,τι στάλθηκε, ανεξάρτητα από το αν το είδε κάποιος.
Είναι η επίσημη διεύθυνση της εταιρείας: ο τόπος όπου επιδίδονται έγκυρα έγγραφα προς αυτήν και όπου τηρούνται ορισμένα αρχεία.
Δύο πρακτικές συνέπειες. Πρώτον, απαίτηση ή δικαστικό έγγραφο που παραδόθηκε εκεί έχει παραδοθεί στην εταιρεία, ανεξάρτητα από το αν το προώθησε κανείς. Δεύτερον, η εταιρεία της οποίας η ρύθμιση για το εγγεγραμμένο γραφείο έχει λήξει βρίσκεται σε θέση όπου κρίσιμα έγγραφα φτάνουν κάπου που δεν παρακολουθείται.
Τι κουβαλά ο ρόλος
Την ετήσια έκθεση προς τον Έφορο, με τα συνοδευτικά της. Τη γενική συνέλευση και τα πρακτικά της. Τα εκ του νόμου μητρώα: μελών, διευθυντών και γραμματέα, επιβαρύνσεων. Και την καταχώριση πραγματικών δικαιούχων, με τις δικές της προθεσμίες.
Καθένα από αυτά έχει ημερομηνία που δεν εξαρτάται από το αν η εταιρεία δραστηριοποιείται. Η αδρανής εταιρεία έχει τις ίδιες προθεσμίες με την ενεργή.
Ποιος μπορεί να κατέχει τη θέση το ορίζει ο ίδιος ο Νόμος. Κατά το άρθρο 171(1) του ΚΕΦ. 113, κάθε εταιρεία πρέπει να έχει γραμματέα και ο μόνος σύμβουλος δεν δύναται να είναι επίσης γραμματέας, με εξαίρεση την ιδιωτική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης με ένα και μοναδικό μέλος. Το άρθρο 171(2) κρατά τον μηχανισμό σε λειτουργία όταν η θέση είναι κενή: ό,τι απαιτείται ή εξουσιοδοτείται να γίνει από ή στον γραμματέα μπορεί τότε να γίνει από ή σε βοηθό ή αναπληρωτή γραμματέα, και αν δεν υπάρχει τέτοιος ικανός να ενεργήσει, από ή σε αξιωματούχο της εταιρείας εξουσιοδοτημένο γενικά ή ειδικά από τους συμβούλους.
Δύο ακόμη άρθρα κλείνουν τις προφανείς παρακάμψεις. Το άρθρο 172 απαγορεύει σε εταιρεία να έχει ως γραμματέα οργανισμό του οποίου ο μοναδικός σύμβουλος είναι ο μοναδικός σύμβουλος της εταιρείας, ή να έχει ως μοναδικό σύμβουλο οργανισμό του οποίου ο μοναδικός σύμβουλος είναι ο γραμματέας της εταιρείας, με την ίδια εξαίρεση για την μονομελή ιδιωτική εταιρεία. Και το άρθρο 173 προβλέπει ότι διάταξη που απαιτεί κάτι να γίνει από ή σε σύμβουλο και τον γραμματέα δεν εκπληρώνεται αν εκτελεστεί από ή στο ίδιο πρόσωπο που ενεργεί και με τις δύο ιδιότητες, πάλι με την ίδια εξαίρεση. Όπου το ίδιο άτομο υπογράφει δύο φορές, η καταχώριση μπορεί απλώς να μη μετρήσει.
Η ετήσια έκθεση
Η ετήσια έκθεση, το έντυπο ΗΕ32, καταρτίζεται με ημερομηνία αναφοράς της εταιρείας και καταχωρίζεται στον Έφορο εντός είκοσι οκτώ ημερών από την ημερομηνία αυτή. Η ημερομηνία αναφοράς για νέα εταιρεία είναι η επομένη της συμπλήρωσης δεκαοκτώ μηνών από τη σύσταση· για υφιστάμενη εταιρεία είναι η επέτειος της προηγούμενης ημερομηνίας αναφοράς. Η εταιρεία μπορεί να επιλέξει διαφορετική ημερομηνία, μέχρι τρεις μήνες αργότερα, με έγκαιρη ειδοποίηση στον Έφορο.
Η εκπρόθεσμη καταχώριση επισύρει αυτόματη επιβάρυνση πενήντα ευρώ συν ένα ευρώ την ημέρα, με ανώτατο όριο εκατόν πενήντα ευρώ για την παράβαση. Υπάρχει χωριστή ποινική ευθύνη για την παράλειψη δυνάμει του περί Εταιρειών Νόμου. Η επιβάρυνση είναι αρκετά μικρή ώστε να αγνοείται και η ποινική έκθεση δεν είναι, που είναι το αντίστροφο από τον τρόπο με τον οποίο συνήθως αντιμετωπίζονται.
Τα μητρώα της εταιρείας
Η εταιρεία τηρεί τα δικά της μητρώα, μεταξύ των οποίων μελών, διευθυντών και γραμματέα, και επιβαρύνσεων. Είναι διαρκείς υποχρεώσεις, χωριστές από ό,τι καταχωρίζεται στον Έφορο, και είναι τα έγγραφα που μετρούν όταν αμφισβητείται η ιδιοκτησία ή η εξουσία. Ο φάκελος του Εφόρου είναι ό,τι βλέπει ο κόσμος· το εσωτερικό μητρώο είναι ό,τι μπορεί να αποδείξει η εταιρεία.
Το μητρώο πραγματικών δικαιούχων
Οι κυπριακές εταιρείες δηλώνουν τους τελικούς πραγματικούς δικαιούχους τους σε ηλεκτρονικό μητρώο που τηρεί ο Έφορος, δυνάμει της νομοθεσίας για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και των κανονισμών που εκδίδονται βάσει της. Οι μεταβολές δηλώνονται εντός δεκαπέντε ημερών από τη μεταβολή ή από τη γνώση της, όποιο είναι μεταγενέστερο.
Το καθεστώς κυρώσεων για τη μη συμμόρφωση έχει τροποποιηθεί επανειλημμένα. Δεν παραθέτουμε εδώ μεγέθη γι' αυτόν ακριβώς τον λόγο: η θέση πρέπει να ελέγχεται τη στιγμή που χρειάζεται, γιατί οι αριθμοί που κυκλοφορούν στο διαδίκτυο είναι συχνά παρωχημένοι. Εκείνο που παραμένει σταθερό είναι η υποχρέωση και το παράθυρο των δεκαπέντε ημερών.
Η ανάθεση δεν είναι μεταβίβαση ευθύνης
Η ανάθεση σε πάροχο υπηρεσιών είναι φυσιολογική και συνιστάται. Δεν μεταφέρει όμως την ευθύνη: αν η καταχώριση δεν γίνει, η εταιρεία και οι αξιωματούχοι της είναι αυτοί που υφίστανται τις συνέπειες, και η αξίωση κατά του παρόχου είναι χωριστό ζήτημα που έρχεται μετά.
Πρακτικά αυτό σημαίνει ότι κάποιος μέσα στην εταιρεία πρέπει να κρατά το ημερολόγιο των προθεσμιών, ακόμη κι όταν τη δουλειά την κάνει κάποιος έξω.
Για την πρώτη επικοινωνία
Περιγράψτε σύντομα την υπόθεση και αναφέρετε τυχόν προθεσμία. Δεν χρειάζεται να συγκεντρώσετε έγγραφα για το πρώτο σας μήνυμα.
Στοιχεία που μπορεί να χρειαστούν στη συνέχεια
Αφού επιβεβαιώσουμε ότι μπορούμε να αναλάβουμε, θα σας καθοδηγήσουμε για τα στοιχεία που χρειάζονται. Η παρακάτω λίστα αφορά τον επόμενο έλεγχο, όχι το πρώτο μήνυμα.
Το πιστοποιητικό σύστασης, το καταστατικό, την τελευταία ετήσια έκθεση που καταχωρίστηκε, και τη ρύθμιση με τον πάροχο για το εγγεγραμμένο γραφείο και τη γραμματεία.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το εγγεγραμμένο γραφείο;
Η επίσημη διεύθυνση της εταιρείας, όπου επιδίδονται έγκυρα έγγραφα και τηρούνται ορισμένα αρχεία. Έγγραφο που παραδόθηκε εκεί έχει παραδοθεί στην εταιρεία, ανεξάρτητα από το αν το προώθησε κανείς.
Τι υποχρεώσεις κουβαλά ο γραμματέας;
Την ετήσια έκθεση, τη γενική συνέλευση και τα πρακτικά της, τα εκ του νόμου μητρώα μελών, αξιωματούχων και επιβαρύνσεων, και την καταχώριση πραγματικών δικαιούχων, καθένα με δική του προθεσμία.
Η εταιρεία μου είναι αδρανής. Ισχύουν οι ίδιες προθεσμίες;
Ναι. Οι ημερομηνίες δεν εξαρτώνται από το αν η εταιρεία δραστηριοποιείται.
Το έχω αναθέσει σε πάροχο. Είμαι καλυμμένος;
Η ανάθεση δεν μεταφέρει την ευθύνη. Αν η καταχώριση δεν γίνει, οι συνέπειες βαρύνουν την εταιρεία και τους αξιωματούχους της, και η αξίωση κατά του παρόχου είναι χωριστό ζήτημα που έρχεται μετά.
Πόσο γρήγορα πρέπει να ενημερώνεται το μητρώο πραγματικών δικαιούχων;
Εντός δεκαπέντε ημερών από τη μεταβολή ή από τη γνώση της, όποιο είναι μεταγενέστερο.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω τη δική μου διεύθυνση ως εγγεγραμμένο γραφείο;
Μπορείτε, εφόσον πρόκειται για πραγματική διεύθυνση όπου τα έγγραφα παραλαμβάνονται και τυγχάνουν χειρισμού. Το ερώτημα δεν είναι αν επιτρέπεται αλλά αν η αλληλογραφία που επιδίδεται εκεί θα διαβαστεί πράγματι, διότι η επίδοση στο εγγεγραμμένο γραφείο αποτελεί έγκυρη επίδοση στην εταιρεία.
Σχετική αρθρογραφία
Οι αλλαγές αξιωματούχων είναι στις αλλαγές διοικητικού συμβουλίου, και τα καθήκοντα των διευθυντών στα καθήκοντα εμπιστοσύνης.
Το παρόν κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Η νομοθεσία και η εφαρμογή της ενδέχεται να μεταβληθούν, ενώ κάθε περίπτωση διαφέρει. Για συμβουλή στη δική σας υπόθεση επικοινωνήστε με τον Κλείτο Πλατή στο klitos@kleanthousplatis.com ή στο +357 22 680 330.
Κλείτος Πλατής
Δικηγόρος, Συνέταιρος
Κλεάνθους & Πλατής Δ.Ε.Π.Ε., Λευκωσία · Δημοσιεύθηκε 23 Απριλίου 2026
Χρειάζεστε συμβουλή για δική σας υπόθεση;
Περιγράψτε σύντομα την υπόθεση, τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και τυχόν προθεσμία.
Απαντούμε εντός μίας εργάσιμης ημέρας. Θα ζητήσουμε τα έγγραφα αφού επιβεβαιώσουμε ότι μπορούμε να αναλάβουμε.
Λάβετε νομικές ενημερώσεις με email
Όταν αλλάζει το κυπριακό δίκαιο, να το μαθαίνετε από εμάς
Ένα σύντομο email όταν αλλάζει κάτι που μετρά: νέα νομοθεσία, μια απόφαση που αξίζει να ξέρετε, μια προθεσμία. Γραμμένο από τους συνεταίρους, χωρίς διαφημίσεις, διαγραφή με ένα κλικ.
Είστε στη λίστα. Η επόμενη ενημέρωση για το κυπριακό δίκαιο θα έρθει στο email σας.
Η εγγραφή δεν ολοκληρώθηκε. Γράψτε στο office@kleanthousplatis.com και θα σας προσθέσουμε.
Η διεύθυνσή σας χρησιμοποιείται για αυτές τις ενημερώσεις και για τίποτε άλλο. Προστασία προσωπικών δεδομένων.